Minimumskrav til dokumentasjon og sporbarhet i drift av bygg

VB_dokumentasjon_vvs-arbeider_v3

Krav til dokumentasjon og sporbarhet blir stadig viktigere, ikke minst når det gjelder drift av bygg. Har du kontroll på dette kan det spare deg for tid, penger og unødig frustrasjon. Her er minimumskravene du må være kjent med!

Krav til FDV-dokumentasjon

Både Plan- og bygningslovens § 21-10 og Byggteknisk forskrift (TEK 17) stiller krav til dokumentasjon når det gjelder drift av bygg. Med nødvendig FDV-dokumentasjon på plass, slipper du å bli frustrert fordi du ikke vet hvilke garantier som gjelder for utstyret og installasjonene i bygget, og dermed kanskje heller ikke får benyttet deg av dem. I tillegg blir du spart for å bruke tid på å lete etter brukerveiledninger, tegninger eller produktbeskrivelser når noe må byttes ut.

Det er flere andre fordeler også, og det fine er at du kan dra nytte av dem i dag – og om tjue år! Forutsatt at dokumentasjonen er på plass, som sagt. Noe det ikke alltid er i praksis dessverre, selv om det i de aller fleste tilfeller, skal være det.

Eksempler på FDV-dokumentasjon

Ved ferdigattest skal det «foreligge tilstrekkelig dokumentasjon over byggverkets, herunder byggeproduktenes, egenskaper som grunnlag for forvaltning, drift og vedlikehold av bygget».

Alle bygg, med noen få unntak, skal leveres med FDV-dokumentasjon. FDV-dokumentasjonen er på en måte byggets "bruksanvisning". Den skal inneholde tegninger, beskrivelser og informasjon som er viktig og nyttig i arbeid med drift og vedlikehold. For eksempel: Hva slags utstyr er brukt, hvilke energikilder, hvilke fabrikater er blandebatterier, toaletter, koblinger og annet – og hvordan du skal ivareta dem for best mulig funksjon og levetid.

Den legger også grunnlaget for rutiner: Som lovpålagt, periodisk kontroll av sprinkleranlegg, eller hvor ofte sluket skal renses, varmeanlegget skal stilles inn, pumper skal kontrolleres – og mye, mye mer.

Hva skal en FDV inneholde?

Hvor omfattende dokumentasjonen skal være, vil variere. I følge veiledningen til Byggteknisk forskrift bør den omfatte:

Bygningsmessige produkter
Sanitæranlegg
Varme-, kjøle- og ventilasjonsanlegg
Elektriske anlegg
Brannalarm- og slokkeanlegg

Serviceavtaler knyttet til kontroll og vedlikehold av produkter og anlegg, vil være en naturlig del både av dokumentasjonen og vedlikeholdsrutinene. Oppstår det feil eller avvik, skal det være en enkel sak å gå tilbake i historikken.

Les mer: Dette bør du ta med i en serviceavtale med rørleggeren.

Internkontroll og vedlikeholdsarbeid

De fleste virksomheter må også forholde seg til internkontrollforskriften:

«… gjelder den som er ansvarlig for virksomheten, arbeidstakere og tillitsvalgte både i offentlige og private virksomheter»

Bruker du internkontrollforskriften aktivt i vedlikeholdsarbeidet? Forskriften er faktisk et nyttig verktøy. Gjør du en god jobb her, sikrer du at rutiner, prosesser og utbedringer blir fulgt opp.

Internkontroll innebærer at virksomheten skal dokumentere følgende skriftlig:

Organisering som viser fordeling av ansvar, oppgaver og myndighet i HMS-arbeidet
Risikovurdering av farer og problemer: Planer og tiltak for å redusere risikoforhold
Rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt i, eller i samsvar med, helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen
Overvåkning og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt

I veiledningen til internkontrollforskriften finner du en god beskrivelse av det som skal gjøres.

Les også: 5 grunner til å ønske internkontroll velkommen i næringsbygget ditt

VB Dextro

I VB benytter vi et eget HMS- og kvalitetssystem som vi kaller VB Dextro. Det sikrer at små og store prosjekter som utføres av våre fagfolk blir både dokumentert, kvalitetssikret og lagret digitalt. Egne arbeidslister følger jobbene fra start til slutt og passer på at regler og forskrifter blir fulgt. Når jobben er gjort vil systemet gi en fyldig sluttdokumentasjon som kan overleveres til kunde eller tredjepart.

Og ingen trenger å lure på hva som har blitt gjort, eller ikke. La meg ta et eksempel med utfordringer knyttet til et varmeanlegg: istedenfor å hevde at «vi har rørlegger her til stadighet for å ordne opp», kan du enkelt se og vise hva som er gjort, hvem som har gjort arbeidet og hvordan det er utført – med bildedokumentasjon. Samarbeider du med en VB Rørlegger som benytter VB Dextro, får du all historikk samlet – og med god sporbarhet.

Som et ledd i kvalitetsarbeidet har VB også et tett samarbeid med Boligmappa.no. Boligmappa fungerer som en digital lagringsplass for bygningsdokumenter og dokumentasjon av arbeid som er gjort både i private boliger og i næringsbygg.

Les også: Hvor ble det av byggetegningene?

Dokumentasjon og rutiner

Vi anbefaler at du etterspør rutiner knyttet til dokumentasjon hos de aktørene du samarbeider med. Last gjerne ned e-boken vår nedenfor for å lese mer om hvordan FDV og internkontroll henger sammen, eller besøk temasiden Drift, vedlikehold og service av VVS-anlegg for ytterligere råd og tips!