Rør og VVS-utstyr trenger jevnlig ettersyn. Godt vedlikehold gir lengre levetid og reduserer risikoen for driftsavbrudd. Her er noen råd om hva du bør ta med i en avtale når du skal sette bort service og vedlikehold til en rørleggerbedrift.
En serviceavtale gir forutsigbarhet i ansvarsfordeling og oppfølging av oppgaver. En slik avtale med rørleggeren skal, foruten å beskrive vedlikehold og service på VVS-anlegget, anbefale tiltak for mer lønnsom drift av bygget, imøtekomme kravene i internkontrollforskriften og sikre dokumentasjon på utført vedlikehold.
Utarbeid en tilstandsrapport
Når du inngår en serviceavtale, bør driftspersonellet gå gjennom hele bygget sammen med rørleggeren. Basert på denne gjennomgangen utarbeider rørleggeren en tilstandsrapport. På den måten får dere et felles bilde av nåsituasjonen, og kan avklare hvor veien går videre.
Hvilke fokusområder har driftspersonalet som rørleggeren må vite om?
- Opplever de problemer?
- Har de ønsker om ting som kan fungere bedre?
- Hvilke planer har de for bruk av bygget fremover?
Hva er tilstanden til bygget og status på energiforbruk?
- Kartlegg bygget og bruken av bygget, rom for rom, installasjon for installasjon
- Mål energiforbruk
- Mål vannforbruk
Etter at tilstandsrapporten er utarbeidet, er neste steg å sette opp forslag til en tiltaks- og vedlikeholdsplan som følger opp punktene fra rapporten.
Tiltaks- og vedlikeholdsplan
En tiltaks- og vedlikeholdsplan bør ta for seg de tiltakene og oppfølgingspunktene som kreves for å holde bygget vedlike på det nivået man ønsker. Planen deles gjerne i to: En del med økonomiske tiltak, og en del med daglige og funksjonelle tiltak (vedlikehold).
Av planen bør det fremkomme hvilke personer som har ansvar for de ulike oppgavene, slik at det blir lettere å følge opp.
Les også: Slik lager du en drifts- og vedlikeholdsplan for sanitær-, varme- og kjøleanlegg i næringsbygg
Økonomiske tiltak
Hvilke tiltak bør iverksettes for å få en mer lønnsom drift av bygget? Det kan være problemer med VVS-anlegget som bør utbedres, for eksempel:
- Det er for varmt eller for kaldt i bygget
- Fordeling av varme eller kjøling
- For lite varmtvann eller for lang ventetid på varmtvann
- Dårlig vannkvalitet
- For lavt eller for høyt vanntrykk
- Ujevne vann- og lufttemperaturer
Det kan være store besparelser å hente på å gå nøye gjennom de viktigste rørtekniske anleggsdelene. Bedre utnyttelse av energiforbruket gir reduserte kostnader og økt lønnsomhet i driften av bygget. I tillegg vil det gi økt komfort for brukere av bygget.
Les mer: 5 indikasjoner på at varmeanlegget er feil innregulert
Daglige og funksjonelle tiltak
Sett opp en liste over de tiltakene som skal til for at alt fungerer som det skal, også rent trivselsmessig, av hensyn til de som bruker bygget. Er det noen strakstiltak blant ting som bør utbedres? Eieren av bygget har kanskje andre interesser for bygget enn hva en leietaker har, men brukerne av bygget bør kunne påvirke hva som skal med på disse planene.
Et annet funksjonelt tiltak er å bruke rørleggeren til systematisk oppfølging og periodisk ettersyn av viktige anleggsdeler – ikke bare til utrykning hvis det oppstår akutte hendelser
Serviceavtalen må tilfredsstille kravene i internkontrollforskriften
Det være seg krav som stilles til det rørtekniske, og ikke minst, til brannsikring av bygget. Vi vet av erfaring at mange utelater lovpålagt kontroll av sprinkleranlegg. Ved å ha en fast avtale blir dette ivaretatt.
Med en service- og vedlikeholdsavtale sikrer du også kravet i forskriften som gjelder dokumentasjon. Dokumentasjonen må nemlig være på plass – både av selve vedlikeholdet og eventuelle avlesninger, men også av service som utføres på anleggsdeler. Det bør derfor stå i serviceavtalen at rørlegger skal overlevere dokumentasjon på arbeidet som blir utført. I VB benytter vi kvalitetssikringsverktøyet Dextro (tidligere VB Smart) som lagrer alt arbeid som blir utført, bilder, tegninger og lignende digitalt.
Les mer: Derfor bør du benytte digitale rørleggere
Etabler måltall på vannforbruk og energiforbruk
Ved systematisk og periodisk oppfølging bør du samtidig sikre at det etableres måltall på vannforbruk og annet energiforbruk. Dette er viktige tall både for historikk og for sammenligningsgrunnlaget over tid. Med måltall har dere mulighet til å følge med på hvordan forbruket påvirkes av tiltak utføres.
Les også: Har du ikke energivurdert det tekniske anlegget, sier du?
Det kan være at slike målinger bør settes i et system, slik at brukeren av bygget selv kan lese av for eksempel vann- og strømmåler månedlig eller kvartalsvis. Rørleggeren kan ha periodisk ettersyn på høsten, når varmeanlegg settes i gang, og om våren når kjøleanlegget startes.
Opprett gjerne en kolonne i vedlikeholdsplanen som gjør det tydelig hvem som sitter med ansvar for måltallene. Er det rørleggeren eller vaktmesteren som skal kontrollere, og hvor ofte skal det gjøres?
Rask hjelp og "ryggen fri"
En av de store gevinstene ved et formelt samarbeid med rørlegger om service og vedlikehold, er at du kan tillate deg å slappe litt av. Som en del av avtalen skal du kunne forvente rask hjelp og prioritert utrykning når uhellet er ute. Du kan også senke skuldrene når det gjelder konsekvenser ved eventuelle uhell. Har du for eksempel en avtale med en VB Rørlegger om service på VVS, har rørleggeren også et ansvar dersom det skjer noe som følge av manglende eller dårlig utført vedlikehold. 
Denne artikkelen ble første gang publisert 17. november 2016, men har siden blitt redigert og oppdatert.
