Har styret ditt et godt system for dokumentasjon av service og vedlikehold? Hvem har byggets FDV-dokumentasjon? Her er noen tips som sikrer kontinuitet i styrearbeidet, og som gjør det lett å finne informasjon når du trenger det.
Samle dokumentasjon på ett sted
Å lagre møtereferat, årsberetninger og bilag er både innlysende og naturlig for et styre som har ting på stell. Men å samle dokumentasjon for utførte vedlikeholdsarbeider blir kanskje ikke gjort like systematisk, selv om det egentlig er en smart ting å gjøre. Det gjør det enklere å finne dokumenter når det oppstår problemer, når vedlikehold skal gjennomføres, eller hvis det for eksempel skal utarbeides en tilstandsrapport i forkant av en rehabilitering. Ikke minst blir det enklere for nye styrer å sette seg inn i hva som har blitt gjort tidligere.
Boligmappa for borettslag og sameier
Boligmappa.no er godt egnet for slik dokumentasjon. Her kan medlemmer av styret, vaktmester, rørlegger eller andre personer laste opp dokumenter når service og vedlikeholdsarbeid har blitt utført på fellesarealer i bygget. Det samme gjelder informasjon om oppgraderinger og investeringer som har blitt gjort, som for eksempel bytte av varmtvannsberedere, nytt brannvarslingsanlegg eller planer om framtidig vedlikeholdsbehov.
Les også: Gamle rør i borettslag og sameier: Skifte ut eller gå for rørfornying?
All dokumentasjon vil være tilgjengelig for dem som til enhver tid er styremedlemmer (registrert i Brønnøysund). Det er viktig at virksomheter som laster opp informasjon til Boligmappa minimerer mengden persondata, og ikke sender sensitive personopplysninger.
Når det gjelder boligsameier må en person i styret kontakte kundeservice i Boligmappa ved første gangs innlogging, slik at de kan koble organisasjonsnummer opp mot Brønnøysundregisteret. For borettslag kommer informasjonen opp automatisk når en logger seg på.
Den enkelte leilighets- eller andelseier kan – og bør – også ha sin egen boligmappe. Som boligeier plikter man nemlig å ta vare på viktig informasjon om boligen sin. Rehabilitering av bad er et godt eksempel. Dokumentasjon om dette bør i tillegg lastes opp i sameiets boligmappe, slik at styret får oversikt over arbeider hvor felles røranlegg er berørt. Rørlegger kan gjøre dette etter utført oppdrag, uten at eieren trenger å gjøre noe.
For en VB-rørlegger innebærer det å laste opp informasjon fra det digitale kvalitetssikringsverktøyet Dextro rett opp i Boligmappa. Det kan være alt fra e-poster og bilder, til garantier og brukerveiledninger.
Les også: Hvor viktig er det å dokumentere at arbeid på badet er faglig riktig utført?
Hvem sitter på boligsameiets FDV-dokumentasjon?
Nye boliger skal leveres med en FDV, en slags brukermanual med dokumentasjon om hvordan utstyr og tekniske installasjoner i boligen skal brukes og vedlikeholdes. FDV står for forvaltning, drift og vedlikehold. I et borettslag eller sameie er en FDV om bygget som helhet også nødvendig. Den er et godt hjelpemiddel for styret, i forbindelse med vedlikehold og planlegging, og selvsagt for den som skal utføre jobben.
Hvis styret ditt ikke sitter på slik samlet informasjon i dag, anbefaler vi at dere lager en manual selv. Manualen kan lagres digitalt som en egen mappe. Den bør inneholde:
- Tegninger over bygg, rørsystem og tekniske installasjoner
- Informasjon om varme- og kjøleanlegg, ventilasjon, og varmtvannsberedere
- Innreguleringsprotokoller (varmesystem)
- Systembeskrivelser
- Målesystem
- Brannalarm- og slokkeanlegg
- Service- og vedlikeholdsavtaler (som for eksempel Vannsjekken)
Lag gjerne en oversikt over viktige kontakter også. Som for eksempel:
- Vaktmester
- Rørlegger
- Elektriker
En god FDV og historikk om vedlikehold er det vi VB-rørleggere ønsker å finne når vi skal utføre oppdrag. Et nytt styre i borettslaget eller sameiet vil ganske sikkert ønske det samme når de overtar vedlikeholdsansvaret som følger med styrevervet. Hvis nødvendig informasjon ikke foreligger, vil en rørlegger selvfølgelig kunne kontakte utbygger for å spør etter relevant dokumentasjon. Det vil imidlertid kreve litt ekstra tid, og tid er som kjent penger, ikke sant?
Serviceavtale med flere fordeler
Å inngå serviceavtaler som sikrer kontinuerlig vedlikehold er en god investering. Tekniske installasjoner får lenger levetid, og det blir enklere å planlegge for framtidige utskiftinger. Med en serviceavtale blir vedlikeholdet dokumentert i Boligmappa uten at styret må tenke på eller gjøre det selv. Og dét er kanskje litt greit?
Kontakt oss gjerne for å høre nærmere om hvordan vi kan hjelpe ditt styre og beboerne med å sikre både vedlikehold og dokumentasjon. Du kan selvfølgelig også kontakte vår samarbeidspartner Boligmappa.
Les mer: Vedlikeholdsansvar og skadeforebygging i borettslag
Visste du forresten at vi har en egen temaside hvor vi har samlet relevant stoff for borettslag og sameier? Du finner den her.
