Dokumentasjon av vedlikehold i borettslag og sameier

Av Baard Aas 27. august 2020

VB_dokumentasjon_vvs_borettslag_v4

Har ditt styre et godt system for dokumentasjon av service- og vedlikehold?  Hvem har byggets FDV-dokumentasjon? Her er noen tips som sikrer kontinuitet i styrearbeidet, og som gjør det lett å finne informasjon når en trenger det.

Samle dokumentasjon på ett sted

Å lagre møtereferat, årsberetninger og bilag er både innlysende og naturlig for et styre som har ting på stell. Men å samle dokumentasjon for utførte vedlikeholdsarbeider, blir kanskje ikke gjort like systematisk. Enda det egentlig er en smart ting å gjøre. Det gjør det enklere å finne dokumenter når det oppstår problem, når vedlikehold skal gjennomføres, eller hvis det for eksempel skal utarbeides en tilstandsrapport i forkant av en rehabilitering. Ikke minst blir det enklere for nye styrer å sette seg inn i hva som har blitt gjort tidligere.

Boligmappa for borettslag og sameier

Boligmappa.no er godt egnet for slik dokumentasjon. Her kan medlemmer av styre, vaktmester, rørlegger, eller andre personer (med digital tilgang), laste opp dokumenter når service og vedlikeholdsarbeid har blitt utført på fellesarealer i bygget. Det samme gjelder informasjon om oppgraderinger og investeringer som har blitt gjort, som for eksempel bytte av varmtvannsberedere, eller nytt brannvarslingsanlegg. Eller planer om framtidig vedlikeholdsbehov.

Les også: Gamle rør i borettslag og sameier: Skifte ut eller gå for rørfornying?

All dokumentasjon vil være tilgjengelig for dem som til enhver tid er styremedlemmer (registrert i Brønnøysund). Det er viktig at virksomheter som laster opp informasjon til Boligmappa minimerer mengden persondata, og ikke sender sensitive personopplysninger.

VB_boligmappa_dokumentasjonNår det gjelder boligsameier må en person i styret kontakte kundeservice i boligmappa ved første gangs innlogging, slik at de kan koble organisasjonsnummer opp mot Brønnøysundregisteret. For borettslag kommer informasjonen opp automatisk når en logger seg på.

Den enkelte leilighets- eller andelseier kan – og bør – også ha sin egen boligmappe. Som boligeier plikter man nemlig å ta vare på viktig informasjon om boligen sin. Rehabilitering av bad er et godt eksempel. Dokumentasjon om dette bør i tillegg lastes opp i sameiets boligmappe, slik at styret får oversikt over arbeider hvor felles røranlegg er berørt. Rørlegger kan gjøre dette etter utført oppdrag, uten at eieren trenger å gjøre noe.

For en VB Rørlegger innebærer det å laste opp informasjon fra det digitale kvalitetssikringsverktøyet VB Smart rett opp i Boligmappa. Det kan være alt fra e-poster, bilder, til garantier og brukerveiledninger.

Les også: Hvor viktig er det å dokumentere at arbeid på badet er faglig riktig utført?

Hvem sitter på boligsameiets FDV-dokumentasjon?

Nye boliger skal leveres med en FDV, en slags brukermanual med dokumentasjon om hvordan utstyr og tekniske installasjoner i boligen skal brukes og vedlikeholdes. I et borettslag eller sameie er en FDV om bygget som helhet også nødvendig. Den er et godt hjelpemiddel både for styret i forbindelse med vedlikehold og planlegging, og selvsagt for den som skal utføre jobben.

Hvis ditt styre ikke sitter på slik samlet informasjon i dag, anbefaler vi at dere lager en manual selv. Manualen kan lagres digitalt som en egen mappe. Den bør inneholde:

  • Tegninger over bygg, rørsystem og tekniske installasjoner
  • Informasjon om varme- og kjøleanlegg, ventilasjon, og varmtvannsberedere
  • Innreguleringsprotokoller (varmesystem)
  • Systembeskrivelser
  • Målesystem
  • Brannalarm- og slokkeanlegg
  • Service- og vedlikeholdsavtaler (som for eksempel Vannsjekken)

Lag gjerne en oversikt over viktige kontakter også. Som for eksempel:

  • Vaktmester
  • Rørlegger
  • Elektriker

En god FDV og historikk om vedlikehold, er det vi VB Rørleggere ønsker å finne når vi skal utføre oppdrag. Et nytt styre i borettslaget eller sameiet vil ganske sikkert ønske det samme når de overtar vedlikeholdsansvaret som følger med styrevervet. Hvis nødvendig informasjon ikke foreligger, vil en rørlegger selvfølgelig kunne kontakte utbygger for å spørre etter relevant dokumentasjon. Men tid spart, er penger tjent, ikke sant?

Serviceavtale med flere fordeler

Å inngå serviceavtaler som sikrer kontinuerlig vedlikehold er en god investering. Tekniske installasjoner får lenger levetid og det blir enklere å planlegge for framtidige utskiftinger. Med en serviceavtale blir vedlikeholdet dokumentert i boligmappa uten at styret må tenke på det også. Og dét er kanskje verdt å tenke på?

Kontakt oss gjerne for å høre nærmere om hvordan vi kan hjelpe ditt styre og beboerne med å sikre både vedlikehold og dokumentasjon. Du kan selvfølgelig også kontakte vår samarbeidspartner Boligmappa.

Les mer: Vedlikeholdsansvar og skadeforebygging i borettslag

Visste du forresten at vi har en egen webside hvor vi har samlet relevant stoff for borettslag og sameier? Du finner den her.

New call-to-action

Temaer: Vedlikehold i borettslag


Baard Aas's photo

Av: Baard Aas

Baard Aas jobber som daglig leder i VB Lunder & Aas Rørleggerservice AS på Jessheim. Han er utdannet rørlegger, rørleggermester og fagingeniør VVS. Læretid var hos J. Werner & Søn. Senere ble han rørlegger, serviceansvarlig og prosjektleder hos Werner-Winther i Oslo. Deretter tok han Mesterbrev som rørlegger og Teknisk fagskole, VVS linjen. Baard har i tillegg studert ved Statens yrkespedagogiske høgskole og jobbet på Jessheim videregående skole med undervisning i rørfag, som hovedlærer og som studieinspektør. Baard er medlem i Prøvenemda for rørleggerfaget, styreformann i Romerike opplæringskontor for rørleggere, og har flere styreverv.

Følg på Facebook

Epost

Webside

  • 1 Kommentar

Hei! VB Bloggen er stedet for tips og råd, spennende nyheter og nye trender for alle som trenger litt energi, vann og varme. Våre kunnskapsrike fagfolk og gjesteskribenter deler smarte løsninger og nyttige artikler med deg om noe av det viktigste vi har: vann, varme og energi.

Du er nå på VB Bloggen Proff.
Besøk VB Bloggen Privat ›

Last ned: #DIY - Hvordan unngå vannskader

Siste innlegg

Temaer

Se alle