I VB jobber vi mye med prosjekter. Oppdragene våre varierer både i omfang og innhold, men en del av dem dreier seg om VVS-installasjoner i næringsbygg. Gjennom årene har det gitt oss nyttige erfaringer - både på godt og vondt. Erfaringer som vi kan bruke for å bli enda bedre. I denne artikkelen kan du lese om 6 utvalgte tips, eller prinsipper om du vil, som vi mener må til for å få en effektiv og lønnsom prosjektgjennomføring. Uansett om det er knyttet til VVS-anlegg i næringsbygg, eller andre oppdrag.
Når blir oppdraget egentlig et prosjekt?
En del oppdrag kan fint løses i det daglige uten at det blir definert som et prosjekt av den grunn. Men med en gang jobben blir mer sammensatt og involverer ressurser fra flere fagområder, bør du se på det som et prosjekt - og jobbe deretter.
Et prosjekt kan defineres som en engangsoppgave - eller et engangsoppdrag - med et klart, definert mål innenfor en gitt tids- og kostnadsramme.
1. Planlegging er grunnmuren
Jobber du etter prinsippet "Veien blir til mens du går" og skriver en rapport når prosjektet er gjennomført? Da er det i tilfelle på tide å innføre nye rutiner. Konsekvensene kan bli unødvendige overskridelser og mangelfulle leveranser når hverken planer eller mål er spikret.
Å planlegge godt fra start er en grunnleggende forutsetning for å lykkes med prosjektet. Klare mål, og en plan om hvordan målene skal nås, må være utgangspunktet.
Satt på spissen handler det om å hindre at problem oppstår i byggeperioden - slik at man ikke må løse dem i etterkant.
Før arbeidet settes i gang er det også en forutsetning at både mål og planer er forstått og akseptert hos de involverte aktørene. Ellers kan det fort bli nye runder, med unødig bruk av tid. Og tidsaspektet kan i mange tilfeller være avgjørende.
2. Involver utførende rørlegger på et tidlig tidspunkt
Sørg for å få med deg rørlegger (e) i god tid før oppdraget starter. De sitter ofte på praktisk erfaring som gjør dem i stand til å se utfordringer en arkitekt eller andre fagpersoner ikke ser. Gjennomgå prosjektet i detalj med tilhørende tegninger, beskrivelser og fremdrift. Følg opp med jevne statusmøter hvor dere kan sette "check" på utførte oppgaver, og samtidig sikre at tids- og kostnadsrammer blir holdt.
3. Tydelig byggeledelse
Som prosjektleder er det din rolle å legge til rette for et godt samarbeid mellom alle parter. Du er knutepunktet som skal inspirere, støtte og lede - på en tydelig og trygg måte. Den som skal få alle medspillerne til å spille på godfoten, rett og slett.
Jeg minner om at vi snakker om å gjennomføre et prosjekt "effektivt". Det betyr også at prosjektlederen må evne å jobbe etter beste praksis hele tiden - og være oppdatert på systemer og verktøy som kan forbedre måten det jobbes på. I VB benytter mange det digitale prosjektstyringsverktøyet i VB Smart.
Les også: Derfor bør du benytte digitale rørleggere
4. Rett "timing"
Det handler ikke bare om rett tid, men også om rekkefølge. Unngå å legge opp til for stramme overlappinger mellom eksempelvis elektrikerens "tidsrom" til å utføre arbeidet sitt, og rørleggerens. Dersom den ene er forsinket, går dette utover starttidspunktet for den andre aktøren. Det blir fort kaos hvis én entreprenør ikke klarer å holde tidsplanen.
God koordinasjon mellom de ulike fagfolkene er derfor superviktig. Slik at ikke avløpsrør bare blir installert i 6. etasje og ikke i etasjene under på grunn av tidsglipp og misforståelser. Du ser for deg hva det kan medføre?
Det bringer meg for øvrig over på neste punkt, som handler om tid og plassering i den praktiske arbeidshverdagen.
5. Effektive arbeidsprosesser på byggeplassen
Det å ha god kontroll på det som skjer til enhver tid er avgjørende både for fremdrift, og for at prosjektet skal bli lønnsomt.
Har du gjort jobben din allerede fra start og planlagt nøye, har du også tenkt på alt det som må følges opp på byggeplassen. Det gjelder for eksempel:
- Vareleveranser
- Transport
- Utstyrsbehov
- Sjekklister
- Oppdaterte tegninger
- Håndholdt IT-verktøy
- Dokumentasjon
- Bruk av ressurser
- Styring av fremdrift*
- Oppfølging av eventuell avfallsplan
Et tips av mer praktisk art er å sørge for at arbeids- og toalettbrakker blir plassert nær bygningsområdet. Kort avstand for de ansatte på byggeplassen betyr spart tid - og dermed sparte kostnader. Det samme gjelder henting av materialer og verktøy. Mye kostbar tid blir kastet bort på å gå til og fra ulike ærend. Derfor; planlegg for strategisk plassering.
6. Avslutning og overtakelse
Mange har kjent på tidspresset når det nærmer seg avslutning på et prosjekt. Å overholde tidsfrister er et gjentakende problem – som dessverre ofte fører til unødige kostnader.
Derfor: Vær bevisst på å avslutte og overlevere prosjektet i tide. Før du setter i gang med neste prosjekt og blir oppslukt av det. Hvis ikke risikerer du stress og tidsklemme som lett kunne vært unngått. For ikke å snakke om dagbøter.
- Sett klare krav til sluttoppgjør og tidsfrister.
- Sørg for en skikkelig overlevering i henhold til bestilling - med FDV-dokumentasjon, brukerveiledninger og annen nødvendig informasjon.
Og bruk tid til å evaluere prosjektet. På den måten kan du unngå å gjenta eventuelle feil i nye prosjekter.
Følger du rådene mine over, burde du kunne styre hele prosjektet både effektivt og lønnsomt.
Lykke til!
*Husk å få med en merknad om at sluttdato i kontrakten også endres hvis denne datoen flyttes i fremdriftsplanen. Og dokumenter at dette er noe partene er enige om.
Har du spørsmål knyttet til VVS i næringsbygg eller offentlige bygg? Sjekk ut temasiden vår hvor vi har samlet mye relevant informasjon på ett sted. Vi anbefaler også å laste ned e-boken nedenfor. Her finner du blant annet nyttige tips om hvordan internkontrollen kan brukes praktisk i hverdagen og hjelpe deg å sikre at lovverket blir fulgt.
