God prosjektstyring er avgjørende for å gjennomføre et vellykket byggeprosjekt, og prosjektplanen blir på mange måter ditt viktigste styringsverktøy. Uten en tydelig plan kan det fort oppstå misforståelser mellom de ulike faggruppene. I tillegg til forsinkelser, feil og avvik, som igjen blir en kilde til konflikt og sprekk i budsjetter. Her er mine tips for å lykkes med planleggingen.
Det er lurt å bruke tid i forkant på å utforme en god prosjektplan. Om prosjektet er stort eller lite, om det er vvs-installasjoner, komplette boligprosjekt, eller annet, har i utgangspunktet ingen betydning. Det er bare planen som blir mer eller mindre omfattende.
Kjennetegn på en god prosjektplan
En god prosjektplan kan kjennetegnes ved at prosjektets hovedmål og delmål er konkrete og tydelig formulert. Planen skal vise hvordan prosjektet skal gjennomføres, hvilke arbeider som skal startes når, ferdigstilling og hva som skal leveres til hvilken tid. Og selvfølgelig i henhold til budsjett og betalingsplan.
Det er også viktig å definere hvilke faktorer som må oppfylles før prosjektet blir ansett som en suksess. En god prosjektplan skal ta høyde for at avvik og forsinkelser kan oppstå, og fungere som støtteverktøy for prosjektleders håndtering av slike hendelser.
En god plan kartlegger aktuelle risikoer og hendelser som kan gi negative konsekvenser for byggingen. Dette vil redusere sjansen for å møte på overraskelser eller uforutsette problemer, og hjelpe deg med å identifisere kritiske punkter ved prosjektet som bør vies ekstra oppmerksomhet. Dette gjelder små så vel som store byggeprosjekter. Prosjektplanen bør også ta for seg hvilke dokumentasjonskrav som må oppfylles og hvem som er ansvarlig for dette. Rørleggerbedriften vil for eksempel være ansvarlig for å levere en drifts- og vedlikeholdsplan for sine leveranser.
Les mer: Hva kan du forvente av en god prosjektleder når du skal ha vann, varme og energi i bygget ditt?
Behov for samordningsmøte?
Du kan gjerne lage en skisse av prosjektplanen tidlig, men før du spikrer de forskjellige punktene bør du invitere underleverandørene dine til et samordningsmøte hvor dere går gjennom planen i fellesskap. Dette vil bidra til at alle som er involvert i prosjektet får et visst eierskap til planen og kan komme med innspill til hvordan prosjektet best kan gjennomføres. Husk at underleverandørene dine er like opptatt av å sikre en kostnadseffektiv prosess som det du er.
Når ovennevnte er utført og alle berørte parter er grundig orientert om prosjektet, vil det også legge et godt grunnlag for kommunikasjon og samarbeid mellom de ulike håndverkerne.
Ansvarsfordeling
Du har sikkert hørt ordtaket: Mange kokker, mye søl! Selv i små prosjekter må flere fagfolk jobbe sammen, og det er ikke alltid det går knirkefritt. Derfor bør prosjektplanen ta for seg de ulike rollene og tildele ansvar. Sørg for å klargjøre hvor grensene går.
Les også: Hva betyr BIM for rørleggeren?
Du bør oppfordre underleverandørene til å holde interne oppstartsmøter i tillegg. Det vil sikre at alle som er involvert i prosjektet kjenner til aktiviteter, fastsatt fremdriftsplan, roller og ressurser.
Fremdriftsplan
Du bør også lage en tydelig plan for fremdriften slik at de rette fagfolkene kommer inn til rett tid. Da vil du unngå at malerne kommer før snekkerne er ferdig med veggene. Fremdriftsplanen bør knyttes opp til de avtalte delmålene. Marker gjerne viktige milepæler. Det er viktig at du involverer underleverandørene slik at fremdriftsplanen blir realistisk. La de som er ansvarlige for hvert delmål selv planlegge hvordan de skal levere.
Retningslinjer for kommunikasjon
Hva skal være tjenesteveien, hvordan skal det kommuniseres, hvem kan godkjenne avvik, hvordan og hvor ofte skal det rapporteres? Dette er viktige spørsmål du bør dekke i prosjektplanen. Opprett gjerne en egen dropbox, eller en tilsvarende skytjeneste, for å dele dokumenter via nettet. På den måten får alle raskt får tilgang til de nyeste tegningene. Det er ditt ansvar som prosjektleder at kommunikasjonen flyter godt.
Logistikk
Uten varer og materialer blir det vanskelig å bygge noe som helst, samtidig kan ad-hoc vareleveranser føre til mye rot og søppel på byggeplassen. Du bør derfor spesifisere hvor containere skal plasseres, område for vareleveranse og regler for eventuell nattlevering.
Prosjektplanen bør også ta for seg avfallshåndtering. Som prosjektleder skal du tilrettelegge for kildesortering, og dette må også underleverandørene skrive under på.
En god prosjektplan vil i tillegg inkludere:
- Produktdokumentasjon
- HMS
- Massekontroll
- Innkjøpsplan
- Økonomirutiner
- Risikovurdering, kvalitetsplan og kvalitetssikring
- En klar kravspesifikasjon fra sluttbruker
Last gjerne ned presentasjonen vår nedenfor. Her har vi samlet relevant lovverk som kan være til nytte hvis du lurer på noe selv, eller ønsker å dele kunnskap og informasjon knyttet til regelverk, med andre du samarbeider med.
For deg som vil lese mer om temaet anbefaler vi temasiden vår VVS i boligprosjekter.
