Hvordan sikre nødvendig dokumentasjon for rør- og sanitæranlegg i prosjektfasen?

Alle har et ansvar for å dokumentere arbeider som blir gjort, men som prosjektleder har du et overordnet ansvar. Du bør rett og slett ha stålkontroll. Har du det?

Prosjektbeskrivelse og styringsdokumenter

Det er selvfølgelig viktig å dokumentere selve prosjektet – i form av en prosjektbeskrivelse. Den er nyttig både ved presentasjoner utad, og for bevisstgjøring og styring innad i prosjektgruppen. I de fleste prosjektmodeller vil prosjektbeskrivelsen bli sett på som en del av «kontrakten» mellom oppdragsgiver, prosjektleder, øvrige deltakere og leverandører.

Egen ITB-ansvarlig?

Er du ansvarlig for et større, komplekst prosjekt, kan det være nødvendig å få en egen ITB-ansvarlig med på laget, altså en som er ansvarlig for integrerte tekniske bygningsinstallasjoner. Den tekniske biten utgjør en stor og viktig del i moderne bygg, og mye skal samkjøres og dokumenteres.

Ved å benytte en ITB-ansvarlig øker sannsynligheten for at alle tekniske anlegg fungerer som de skal, og for at styringssystemene virker sammen. Det betyr mindre tid til feilsøking og krevende etterarbeid. Og ikke minst, du som prosjektleder får god assistanse når det gjelder dokumentasjonen.

Tegninger

Opprinnelige anbudstegninger må alltid beholdes (elektronisk eller på papir). Dette er et verdifullt dokument for alle parter hvis det skulle oppstå uenigheter.

Tegningsrevisjoner kan brukes som kontroll for å avdekke endringer og ekstra kostnader det eventuelt medfører. At det alltid også må jobbes etter siste revisjon av tegningen, er kanskje unødvendig å si?

Sist, men ikke minst, er tegninger nyttig som dokumentasjon i kontrolldokumenter for uavhengig kontroll i alle tiltaksklasser.

BIM og FDV

Stadig flere tar i bruk BIM, både som verktøy og dokumentasjon. 3D-modelleringen gjør at potensielle kollisjoner og byggefeil blir luket ut før prosjektet starter. Det gir best effekt hvis både entreprenører og håndverkere kan være med på å planlegge og bygge opp BIM-modellen fra begynnelsen. Det øker sannsynligheten for at alt blir riktig fra start. Har man bygd en slik modell, vil den være et nyttig verktøy videre i driftsfasen også.  På samme måte som FDV.

Ifølge TEK17 skal det foreligge FDV-dokumentasjon når et byggverk tas i bruk. Dokumentasjonen  skal holdes ajour under byggingen slik at den stemmer overens med hvordan byggverket faktisk er når eieren overtar. Og det er et poeng, for det er ikke sjelden det blir gjort endringer underveis. Og da gjelder det å ha rutiner som fanger dem opp!

Sjekklister og kontrollrutiner

Du har vel som mål at alt skal være riktig første gangen? Da sier det seg selv at sjekklister og kontrollrutiner må være på plass – og de MÅ brukes. Skulle du få kontroll fra DIBK, bør du kunne vise at dette er i bruk. Eventuelle avvik som avdekkes må lukkes dersom sentral godkjenning skal opprettholdes.

Kvalitetssikringssystem (KS)

Kvalitetssikring i et prosjekt handler gjerne om å forebygge, kontrollere og korrigere feil. Og ofte er det prosjektleder som har dette ansvaret også. Et ansvar som blant annet innebærer å

• planlegge og gjennomføre kvalitetskontroller/delbefaringer
• følge opp eventuelle korrigeringer

I dag finnes det mange gode, digitale, håndholdte kvalitetssikringsverktøy som ivaretar dette. I VB bruker mange verktøyet VB Smart som har de nødvendige funksjonene for å sikre digital dokumentasjon fra start til slutt. Verktøyet inneholder også en rekke detaljerte prosessbeskrivelser over alle oppgaver som må gjøres.

Delbefaring og fremdriftsrapportering

Ved å gjennomføre delbefaringer underveis i hele prosjektet, sikrer du kontinuerlig oppdateringer og dokumentasjon. Det gir deg også en mulighet til å avdekke feil i tide. (Husk at eventuelle endringsmeldinger må sendes byggherre for aksept, før de sendes til rørlegger eller andre utførende fagpersoner.)

Benytt rørleggere som kan bidra med dokumentasjon

Utførende rørlegger har selvsagt også et eget ansvar for å kvalitetssikre og dokumentere rørlegger arbeider underveis. Velger du en samarbeidspartner som kan bistå med dokumentasjon uten at du trenger å etterspørre det, får du litt mindre å tenke på.

Sluttrapport og overlevering

Når du kommer så langt som til avslutningsfasen skal det også gjennomføres en evaluering av prosjektet. I tillegg skal det utarbeides en sluttrapport som dokumenterer resultater og erfaringer. Sluttrapporten skal sammenligne prosjektets resultater med mål og planer i styringsdokumentasjonen.

Du er kanskje ikke en av dem, men mange tenker at prosjektet er ferdig når anleggene virker.  Det er det ikke. Det er først ferdig når du som prosjektleder har gjennomført en formell og riktig avslutning med tilhørende dokumentasjon, at du kan tillate deg å senke skuldrene.

Merk deg også at dokumentasjonen - i form av tegninger, FDV med brukerveiledninger og produktinformasjon - ideelt sett skal leveres før ferdigstilling og overlevering av prosjektet.

Har du spørsmål knyttet til VVS i næringsbygg eller offentlige bygg? Sjekk ut temasiden vår hvor vi har samlet mange vanlige spørsmål og svar. Vi anbefaler også å laste ned e-boken vår nedenfor. Her får du nyttige tips om hvordan du kan bruke internkontrollen for å bedre systematisk arbeid i hverdagen.