I min jobb må jeg ofte forholde meg til kravspesifikasjoner. Det er ikke alltid like lett, for kvaliteten på beskrivelsene varierer. I denne artikkelen har jeg tatt for meg noen typiske utfordringer vi møter, samt litt om hva som må til for at en kravspesifikasjon skal være god og føre til et godt og riktig resultat.
Har du noen gang opplevd voldsomme sprik i pristilbudene du har fått fra rørleggeren eller andre? Det kan være et tegn på at det har vært stort rom for tolkning i tilbudet. Det kan også bety at du kanskje ikke har fått den beste løsningen.
Manglende beskrivelser som åpner for tvil og kreativitet
Når kravene er dårlig beskrevet skaper det nemlig tvil. Samtidig som det åpner for kreativitet, og ikke nødvendigvis av den positive sorten. Resultatet kan bli at det tilbys utstyr og funksjonsnivå som ikke er egnet til formålet, eller at viktige elementer blir utelatt eller omgått.
Manglende beskrivelser medfører ofte endringer i etterkant, endringer som fordyrer. Jo bedre beskrivelser, jo større er sjansen for at tilbudet som gis er reelt og at resultatet blir bra. Dessuten blir det enklere for tilbydere å planlegge egen arbeidssituasjon og tilgjengelig kapasitet best mulig.
Kravspesifikasjoner uten en rød tråd
Vi opplever også rett som det er å stå med spesifikasjoner hvor den røde tråden mangler eller hvor det dukker opp momenter som ingen har fanget opp. Ikke sjelden inneholder spesifikasjonene motstridende opplysninger som fører til at det tas feil avgjørelser. Mitt ønske er derfor at beskrivelsene må kvalitetssikres - fra start, når et prosjekt skal prises. Noe annet som bør være med fra start- er sluttbrukeren.
Les også: Hva er viktig å tenke på under prosjektering av VVS-anlegg?
Involvering av sluttbrukeren
Jeg mener det er viktig, for ikke å si avgjørende, å involvere flere ledd i beskrivelsen. Involvering av flere fagområder i tidlig fase gir gode effekter og løsninger. Sluttbrukerne - de som skal bruke løsningen i praksis- må få muligheten til å bli hørt. Hvis ikke, kan resultatet bli lite brukervennlig og føre til at ting må endres. Igjen, det blir fordyrende. Og så kan det bli unødig kostbart dersom det tverrfaglige samarbeidet om prosjektet er fraværende.
Godt, tverrfaglig samarbeid - en forutsetning
Den teknologiske utviklingen har ført til at grensesnittene mellom fagene har blitt mer utydelige og det krever godt samarbeid. Nye arbeidsmetoder som VDC (virtual design & construction) har gjort at rådgivere for forskjellige fag stadig oftere sitter sammen i ett rom og jobber. Det bidrar til en mer uformell kommunikasjonsform, som igjen gir rom for å stille «dumme» spørsmål. Mange feil kunne nemlig vært unngått hvis en hadde turt å stille de spørsmålene en selv tror er for dumme. For dumme spørsmål finnes vel egentlig ikke?
Les mer: Hva kan du forvente av en god prosjektleder når du skal ha vann, varme og energi i bygget ditt?
Viktige faktorer i en god kravspesifikasjon
Kort oppsummert skal den ikke gi rom for tvil. Den bør inneholde:
- Utfyllende beskrivelser
- Type bygg
- Klare tidspunkt for oppstart og ferdigstillelse
- Alle nødvendige tegninger må være med
- Tydelige bruker- og funksjonskrav
- Dokumentasjonskrav
- Krav vedr. prøvedrift
I VB Tekniske jobber vi mye med forskjellige typer kravspesifikasjoner knyttet til VVS. Ofte også i samarbeid med VB-bedrifter rundt i landet. Spør oss gjerne hvis du lurer på noe, enten her på bloggen, eller på nettsidene våre!
Er du forresten interessert i å ha de viktigste reglene og kravene for rørbransjen samlet på ett sted? Last ned presentasjonen nedenfor. Jeg anbefaler også et besøk på VBs ressurssider for VVS i næringsbygg og offentlige bygg.
