Har du deltatt i en anbudskonkurranse eller lagt inn et tilbud noen gang? Da har du kanskje erfart at det er lett å gjøre feil underveis. I denne artikkelen har jeg tatt for meg noen «klassikere» og litt om viktigheten av oppdragsforståelse. Avhengig av hvem du skal levere til, er det nemlig store forskjeller på risiko og ansvar.
1. Å feilberegne tiden
Enkelte er tidsoptimister og er ikke klar over hvor tidkrevende det kan være å utarbeide et tilbud. Andre har så travle dager at de må ty til skippertaksmetoden rett før fristen på et anbud går ut. Et enkelt tips er å sette av godt med tid tidlig i kalenderen. Det kan vise seg å bli ditt første overtak på konkurrentene. Inkluder tid til å sette deg inn i dokumentene også.
2. Å sette seg for dårlig inn i oppgaven
Det er ganske bittert å tape et anbud fordi du ikke har gjort deg godt nok kjent med hva oppgaven egentlig krever. Jeg anbefaler på det sterkeste at du starter tidlig og leser nøye gjennom anbudsunderlaget. Skal du ha en mulighet til å vinne, må du vite akkurat hva oppdragsgiver er ute etter. Og ikke ta for lett på noe.
Les også: Hva kjennetegner gode kravspesifikasjoner i et VVS-prosjekt?
3. Å ta for lett på formelle krav
En gjenganger, dessverre. Hvis du har slurvet med punktene over kan resultatet bli at du leverer fra deg dokumentasjon som verken er riktig eller god nok. Og apropos god nok – du tenker kanskje at du kan gjenbruke noe du har lykkes med tidligere? Det kan fungere, men ikke nødvendigvis godt nok.
4. Å gjenbruke tilbudet fra siste anbud
Uten tvil en klassiker. Mange tenker «Yes! Nå har jeg funnet oppskriften på det perfekte tilbudet!» hvis de etter mye jobb og strev vinner et anbud. Og så bruker de samme oppskrift neste gang også. Det er sjelden en god ide. Å klippe og lime er helt greit, men du må alltid gjøre nødvendige tilpasninger og kvalitetssikre innholdet.
5. Å droppe korrekturlesing
Og ikke dropp korrekturen. En skrivefeil eller to vil sannsynligvis ikke være det som avgjør om du vinner et anbud eller ikke. Du bør likevel ta deg tid til å lese korrektur slik at du kan avdekke om tilbudet ditt inneholder motstridende informasjon (som fort kan skje om flere har bidratt), eller om du har gitt priser basert på feil grunnlag eller i verste fall summert feil. Få gjerne en annen til å se over tilbudet ditt. Friske øyne kan lettere oppdage feil du selv har oversett. Husk at kvalitetssikring er noe av det viktigste du gjør.
6. Manglende kvalitetssikring
Prosjektledere trenger gode rutiner for kvalitetssikring. Grundige sjekklister for hva du skal vurdere når du får en anbudsforespørsel og hva du må huske på når du gir selve tilbudet, kan være avgjørende for å unngå å gå på en smell. Vi vil jo ha lønnsomhet i prosjektene vi regner på, og kvalitetssikring er nøkkelen til et vellykket prosjekt, helt fra tilbud, oppstart og gjennomføring, til avslutning. I VB har vi et godt system for nettopp det: Dextro.
Oppdragsforståelse er viktig
Oppdragene en rørleggerbedrift i VB-kjeden utfører varierer betydelig i omfang og innhold, fra småoppdrag for privatkunder til leveranser i store profesjonelle entrepriser.
Et viktig skille i oppdragsporteføljen bør være om leveransen er til en privat kunde – omtalt som forbruker – eller om leveransen leveres til kunder i proffmarkedet. Bedriftens leveranser er uansett entreprisearbeider, men det er avgjørende forskjeller på hvilke lover og kontrakter som gjelder. Det er også betydelige forskjeller på hvordan risiko og ansvar er regulert i forbrukerlovene og i NS-kontraktene. Derfor er det viktig å forstå hva slags oppdrag det er snakk om. Du må:
- Forstå hvilke lover og kontrakter som gjelder for privat- og for proffkunder
- Kunne velge riktig kontraktstype til konkrete oppdrag
- Kunne identifisere og håndtere på et grunnleggende nivå
Generelt er et godt råd å passe på å svare på alt du blir bedt om, og å legge ved all etterspurt dokumentasjon.
Trenger du hjelp i anbudskonkurransen?
VB sentralt bistår VB-bedrifter som legger inn tilbud til blant annet kommuner, fylkeskommuner og andre offentlige og private aktører.
I tillegg har vi også eget kompetanseprogram på prosjektledelse for å hjelpe medlemmene våre med å minimere risiko og bli tryggere på å gjennomføre prosjekter i henhold til relevant lovverk. Målet med programmet er å etablere og synliggjøre en enhetlig bruk av VBs prosjektmodell for å bidra til større forutsigbarhet, bedre resultater og suksess i alle prosjekter.
Mangler du den rette kompetansen, ressursene og verktøyene som skal til for å klare dette på egen hånd? Da bør du vurdere å bli VB-medlem! Du kan lese mer om fordelene dette gir på VB.no.
Jeg håper uansett at tipsene over vil være nyttige for deg!
