10 grunner til å ønske internkontroll velkommen i næringsbygget ditt

Av Morten Boye-Hansen 22. desember 2016

Derfor bør du se internkontrollforskriften som en smart sjekkliste for vedlikehold av bygg.Steile regler, tungvinte pålegg, dyre tiltak - mange byggeiere rister på hodet når Internkontrollforskriften blir nevnt. Ikke alle ser at det å følge kravene og anbefalingene også gir en lang rekke fordeler. Her tar vi for oss noen av de ofte undervurderte plussene ved å gjøre internkontroll etter boka.

Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) har både entusiastiske tilhengere og mer eller mindre velvillige følgere. Som med det meste vi blir pålagt å gjøre, kan også HMS-kravene utløse noe naturlig motvilje. Kanskje synes du regelverket er strengt, at kravene til kontroll og dokumentasjon er vanskelige, eller at det koster for mye penger å iverksette tiltakene som anbefales?

Bruk Internkontrollforskriften til din fordel

Når du snur på det, og ikke tenker på kravene i forskriftene som noe du «må» gjøre, men noe du selv velger å gjøre fordi det faktisk gagner deg og virksomheten din, så høres det med en gang litt mer forlokkende ut, gjør det ikke?

Å følge kravene og anbefalingene i Internkontrollforskriften til å sjekke status på bygg og anleggsdeler, og til å gjennomføre nødvendig service og dokumentasjon, gir deg nemlig mange fordeler og gevinster, på både kort og lang sikt. I forskriftene har du dessuten en rekke gratis "maler" som lar deg komme raskt i gang med gode prosesser og rutiner.

1. Underlag for sjekklister og rutiner

Internkontrollforskriften gir et solid underlag for nyttige og viktige sjekklister og rutiner. Jevnlige tilsyn og kontroller er strengt tatt den eneste måten du kan sikre at ting fungerer som det skal i bygget ditt, med mindre du velger å la det "skure og gå" og heller venter på at noe skal stoppe opp eller gå galt. Sjekklister og faste rutiner sikrer god service på bygget ditt, og i Internkontrollforskriften finner du oversikt over hvilke konkrete punkter som bør kontrolleres for avdekke behov for vedlikehold.

2. Anvendelig dokumentasjon

Internkontrollforskriften er et ypperlig utgangspunkt for dokumentasjon av driften av bygget. Slett ikke bare for tilsyn, men minst like mye for din egen del. Å dokumentere hvordan du sørger for kontroller, vedlikehold og utbedringer i bygget ditt, er viktig. Alltid! Hvis det skulle oppstå uhell eller skader, kan du vise at du har gjort forebyggende tiltak. Dette vil lette både samvittigheten og samarbeidet med forsikringsselskapet som eventuelt skal behandle saken din. Dokumentasjon av drift og vedlikehold vil også være et stort pluss for eksempel ved snakk om finansiering, salg, utleie og annet.

3. Effektiviserer vedlikeholdsarbeidet

Internkontrollforskriften kan også bidra til å effektivisere arbeidsprosesser, gjennom å legge grunnlaget for gode, hensiktsmessige måter å jobbe på. En liste med kontrollpunkter som dekker mulige driftsutfordringer, en beskrivelse av kontrollrutiner og en plan for hvordan avvik og forbedringer skal meldes og følges opp, forenkler vedlikeholdsarbeidet betraktelig.

TIPS: Her kan du laste ned vår gratis e-bok med praktiske forslag til gjennomføring av internkontroll i næringsbygg.

Det finnes en rekke IT-systemer som hjelper deg både med kartlegging, dokumentasjon og behandling av avvik. Har du flere bygg og anlegg, kan slike systemer hjelpe deg å få en samlet oversikt over alt HMS-arbeid som skjer under ditt ansvar.

4. Oversikt over servicebehov

Når du ser omfanget av hva som skal gjøres, kan du ta stilling til om kontroll og vedlikehold er noe du vil gjøre selv, eller om jobben skal settes ut til en ekstern servicepartner. I kartleggingen du gjør i punkt 3, utarbeider du i teorien også en kravspesifikasjon for et eventuelt serviceoppdrag. Gjennom en serviceavtale med gode fagfolk får du både løpende rapporter om hva som er utført av vedlikehold og forslag til prioriterte tiltak. Dette kan du legge rett inn i dokumentasjonen av HMS-arbeidet som Internkontrollforskriften krever.

LES OGSÅ: Dette bør du ta med i en serviceavtale med rørleggeren.

5. Driftsfordeler

Med effektiv, systematisk kontroll og service oppnår du god og forsvarlig drift av bygget ditt, som igjen kan tas ut i lavere driftskostnader. Et bygg som får jevnlig ettersyn og pleie, og hvor det sjelden skjer feil eller skader, vil dessuten ha forlenget levetid og lavere livstidskostnader.

6. Fornøyde leietakere

Har du leietakere i bygget ditt, så er du forhåpentligvis opptatt av at de trives og er fornøyde. Tilgangen på leielokaler er svært god i de fleste deler av landet, og i mange tilfeller vil det være helt avgjørende for leietaker at bygget blir drevet på en god måte. De som betaler for å være i bygget ditt skal kunne forvente at ting er på stell, og at det ikke skjer driftsavbrudd eller uhell. Internkontrollforskriften hjelper deg til å ta vare på bygget ditt, og tar dermed også vare på leietakerne dine!

7. «Ryggen fri»

Velger du å følge en systematisk tilnærming til internkontroll, har du «ryggen fri» når du får besøk av tilsynsmyndighetene. Kan du vise til godt dokumenterte rutiner og sporbarhet, har du tatt din del av ansvaret dersom uhellet er ute, og du unngår avkortning ved eventuelt forsikringsoppgjør. Ansvarlighet lønner seg - både når det gjelder økonomi og omdømme.

8. Større forutsigbarhet og færre kriser

Oversikten du får gjennom gode internkontrollrutiner, gir deg forutsigbarhet som lar deg planlegge og budsjettere investeringer bedre. Ikke minst: De gode rutinene vil bidra til at du unngår akutte kriser, driftsstans eller ulykker, for eksempel som følge av at anleggsdeler trenger utskiftning eller reparasjon.

9. Enklere energimerking

Den systematiske tilnærmingen til vedlikehold og dokumentasjon som Internkontrollforskriften forfekter, er også en godt opplyst sti å gå for å oppnå energimerking av bygget. Energimerking av yrkesbygg er obligatorisk ved salg eller utleie, og alle næringsbygg skal ha en gyldig energiattest.

LES OGSÅ: Hva skal til for å få Enova-støtte til mitt næringsbygg?

10. Konkurransefordel

Det er ikke bare myndighetene som er opptatt av om du arbeider med HMS og internkontroll. Stadig flere kunder og leverandører krever at deres kontraktspartnere og underleverandører kan dokumentere godt HMS-arbeid. I noen tilfeller er det et krav for i det hele tatt å bli vurdert som leverandør – i andre situasjoner kan det være nettopp det fortrinnet du trenger for å bli valgt foran konkurrenten.

«Bedre føre var...»

Vi skal selvsagt ikke glemme selve hensikten med Internkontrollforskriften: Å sikre at problemer oppdages og tas hånd om i tide, slik at det ikke skjer ulykker eller uønskede hendelser. Det handler rett og slett om å forebygge.

Når internkontroll er en naturlig del av den vanlige driften, slipper du kanskje å stå oppi en alvorlig situasjon lenger fram i tid, hvor du ønsker at du faktisk hadde sjekket og vedlikeholdt ting i bygget ditt jevnlig, som for eksempel varmtvannsbereder, røranlegg eller sprinkleranlegg. Konsekvensene av manglende kontroll og dårlig vedlikehold kan være både dyre, særdeles ubeleilige og - i verste fall - alvorlige for liv og helse. Med en positiv holdning til internkontroll øker du sjansen for å slippe å være ansvarlig for slike situasjoner.

Gratis e-Bok: Slik kan du snu internkontrollen til noe positivt

Temaer: Drift og vedlikehold


Morten Boye-Hansen's photo

Av: Morten Boye-Hansen

Morten Boye-Hansen har vært ansvarlig for salg på proffmarkedet i over 10 år, og er markedsfører av utdannelse. Med en bredspektret erfaring fra sin fortid i bil-, olje- og visualiseringsbransjen, har han stor interesse for teknikk. Han er svært opptatt av kvalitetssikring og miljøansvar, og de mulighetene rørleggeren har til å bidra på disse områdene. Morten har ansvaret for nasjonale kundeavtaler i VB, og har opparbeidet seg et bredt nettverk både i VVS-bransjen og ute hos aktører innen næringseiendom.

Epost

Webside

  • 2 Kommentarer

Hei! VB Bloggen er stedet for tips og råd, spennende nyheter og nye trender for alle som trenger litt energi, vann og varme. Våre kunnskapsrike fagfolk og gjesteskribenter deler smarte løsninger og nyttige artikler med deg om noe av det viktigste vi har: vann, varme og energi.

Du er nå på VB Bloggen Proff.
Besøk VB Bloggen Privat ›

Gratis e-Bok: Slik kan du snu internkontrollen til noe positivt