Ramme- eller serviceavtaler med en leverandør for hvert fagområde eller tjeneste er nokså vanlig. Men hvorfor inngår ikke flere virksomheter tverrfaglige avtaler i stedet? Slike avtaler har langt flere fordeler enn ulemper. Få med deg hvorfor i denne artikkelen.
En tverrfaglig rammeavtale innebærer som navnet tilsier, en avtale hvor flere fag er involvert. VB inngikk for ikke lenge siden, en tverrfaglig rammeavtale med Statens vegvesen i samarbeid med Recover, Håndverksgruppen og EL-proffen. Avtalen innebærer drift og vedlikehold på alle deres lokasjoner i Region sør. Recover, som VB har samarbeidet med i flere år, er hovedavtalepartneren. (Les: prosjektlederen).
Tilbudsforespørselen omfattet total leveranse av drift og vedlikehold knyttet til:
Tradisjonelt ville dette kanskje ha vært seks rammeavtaler i stedet for én. Nå kan Statens Vegvesen i dette tilfellet forholde seg til en virksomhet. For dem betyr det flere fordeler.
Det er alltid hyggelig å snakke om fordeler, og når det gjelder tverrfaglige rammeavtaler for service, er det mange av dem.
Som byggherre vet du hvor krevende det er å ha mange kontaktpersoner å forholde deg til. Det kan være utfordrende å skulle holde løpende kontakt med mange personer og virksomheter på en gang.
Desto bedre, når du som kunde i en tverrfaglig service- eller rammeavtale kan få muligheten til å forholde deg til én kontaktperson eller ett selskap uansett hva problemet er (om det er om det er vann, el, varme, etc.). Det samme gjelder fakturaer. De blir bare sendt fra hovedavtalepartneren, og ikke fra flere forskjellige aktører.
For mange kanskje det beste. Du slipper prosjektlederrollen. Den overtar hovedavtalepartneren, og du kan konsentrere deg om andre oppgaver.
Både ramme- og serviceavtaler innebærer gjerne en gitt responstid. Da vet du hva du kan forvente, og hva du skal forholde seg til. Alle underleverandører har i utgangspunktet lik responstid, men geografisk beliggenhet påvirker naturlig nok dette.
Det er også mer forpliktende for de involverte tjenesteleverandørene. Din virksomhet får første prioritet, og problemer blir raskere løst.
En slik avtale fører også til kortere linjer mellom fagene. I mange tilfeller kjenner de hverandre fra før, og de er gjerne vant til å jobbe i team under en kjent prosjektleder og med kjente samarbeidspartnere. De vet hva som skal til for at ting skal fungere.
En ramme- eller serviceavtale innebærer at oppgaver blir utført både jevnlig, og ved behov. Oppdragsgiver skal kunne stole på at ting fungerer som de skal, og at problemer løses uten nærmere involvering fra oppdragsgivers side.
Kvaliteten, dokumentasjonen og sporbarheten på det utførte arbeidet skal være lik på alle stedene eller byggene avtalen omfatter.
All nødvendig dokumentasjon (tilstandsrapporter, vedlikeholdsarbeider, osv.) som hver enkelt fagaktør leverer, blir samlet på ett sted i henhold til rammeavtalen. Det er et stort pluss i en hverdag hvor krav til dokumentasjon blir stadig strengere.
Les også: Dette bør du ta med i en serviceavtale med rørleggeren
Det er ikke til å komme fra at det er noen ulemper også. Vi i VB har jobbet en del med nasjonale ramme- og serviceavtaler opp gjennom tiden. Erfaringen vår er som jeg nevnte innledningsvis at tverrfaglige avtaler har flest fordeler. Men oen utfordringer er det altså. Her er et par av dem:
Det vi av og til ser, er at små, lokale bedrifter faller utenfor fordi de ikke sitter på nok kompetanse, eller har kapasitet til å drifte arbeidet. Men dette er snarere en ulempe for de små bedriftene, enn for deg som bestiller en leveranse.
Det er ikke alltid det er mulig å få med fagfolk som er kjent med bygget eller anlegget. Da kan det selvfølgelig være en ulempe at de trenger en lengre innkjøringsperiode for å gjøre seg kjent.
Samtidig kan ukjente fagfolk faktisk være fordel. De kommer inn i jobben med nye øyne, og ser kanskje forbedringspotensial raskere enn de som har jobbet på bygget opprinnelig.
Jeg har for øvrig ennå til gode å ikke møte fagfolk som ikke jobber ut fra et mål om at det som skal gjøres, skal være til kundens beste. De aller fleste vil jo at en avtale skal fornyes! Så dette argumentet burde ikke være noe problem.
Det viktigste argumentet for å inngå tverrfaglige rammeavtaler er at den som bestiller bare trenger å forholde seg til én person. Da er det jo grunn til å lure på hvorfor slike avtaler ikke har blitt mer vanlige, med slike fordeler?
Avslutningsvis vil jeg gjerne føye til et par viktige områder som fortsatt glimrer med sitt fravær i tverrfaglige avtaler: Energiøkonomisering og ENØK-tiltak.
Hvorfor stiller ingen krav til dette? Jeg mener det burde vært like selvfølgelig som service og vedlikehold. Men det får bli en diskusjon i en annen artikkel.