Økonomisk forutsigbarhet henger tett sammen med godt planlagt vedlikehold, og dermed også en vedlikeholdsplan. Her er noen tips til hvordan du kan lage en enkel plan, hva en slik plan bør omfatte, og ikke minst litt om HMS, som lett kan bli glemt i alt styrearbeidet.
Når du skal lage en vedlikeholdsplan, er det nødvendig å kartlegge tekniske installasjoner først. Kartleggingen må utføres av fagfolk, og den skal resultere i en tilstandsrapport* som dekker selve bygget, og tekniske installasjoner som elektro og VVS.
Tilstandsrapporten er et nyttig verktøy, og ikke bare et dokument som legges i en skuff eller digital mappe hos et av styremedlemmene. En komplett tilstandsvurdering kan være forholdsvis kostbar å få laget, og bør derfor benyttes for det den er verdt – som understøttende dokumentasjon i en vedlikeholdsplan.
En vedlikeholdsplan kan lages enkelt med et regneark ut ifra NS3451 hvor du legger inn en tidsakse bortover på 0-1 (strakstiltak), 1-5, 5-10 år og så videre, og med bygningselementene listet opp nedover. Bortenfor alle elementene som er beskrevet i tilstandsrapporten, bør det settes inn estimert gjenanskaffelses-kostnad, plassert i de forskjellige tidsaksene, basert på tilstand og behov for eventuell utskifting og rehabilitering.
La oss for eksempel si at soilrørene i bygget er mellom 40 og 50 år gamle. Siden denne tekniske installasjonen ikke varer evig, trenger dere informasjon om forventet levetid - og forventede kostnader knyttet til en utskifting, noe en rørlegger kan fortelle dere om.
Når regnearket er fylt ut med estimerte kostnader, vil bunnlinjen vise hvilken takt kostnadene vil komme i. På den måten blir det mulig å bestemme hvor mye som må settes av på vedlikeholdsfond, ekstrainnbetalinger og/eller lån ut ifra hva de fremtidige årlige vedlikeholdskostnadene ligger an til å bli.
For de av dere som ikke ønsker å bygge opp en vedlikeholdsplan selv, så har Boalliansen har utviklet en digital vedlikeholdsplan som er inkludert i styreverktøyet for våre kunder, sammen med en digital HMS-modul.
Les også: Vedlikeholdsansvar og skadeforebygging i borettslag og sameier
Boalliansen har et samarbeid med VB som innebærer at boligselskaper som er tilknyttet Boalliansen kan inngå en avtale om kostnadsfri VVS-kontroll av fellesanlegg**. Her er det snakk om rør og installasjoner som hører inn under styrets vedlikeholdsansvar, og som dermed bør inngå i styrets vedlikeholdsplan.
Er det ønskelig med kontroll av rør og utstyr inne i leiligheter, er det selvfølgelig mulig å gjøre avtaler rundt dette også. Erfaringsmessig avdekker slike kontroller blant annet at mange ikke har installert lekkasjestoppere. Dette er et viktig tiltak for å forhindre vannskader, og noe alle leiligheter bør ha. Et annet sårt punkt som ofte går igjen, er gamle varmtvannsberedere - som burde vært byttet ut for lengst.
Les mer: Gamle varmtvannsberedere i borettslaget? Dette må du passe på
Å ha kontroll på kostnader og vedlikeholdsbehov er en viktig jobb for et styre. Det mange imidlertid ikke vet, er at man som styremedlem kan bli stilt personlig ansvarlig i skadesaker hvis lovverket ikke har blitt fulgt. Og det er faktisk en del lover og regler å forholde seg til.
Boalliansen har derfor utarbeidet et digitalt verktøy som skal gjøre det enklere for styrer å følge regelverket, i tillegg til å forenkle vedlikeholds- og styrearbeid generelt. I verktøyet er det blant annet en digital kalender som gir full oversikt over utførte oppgaver, og et intranett hvor en enkelt kan kommunisere med alle beboerne - uten å måtte ta runden og legge infoskriv i alle postkasser.
Mange glemmer HMS-ansvaret. Beboernes helse, miljø og sikkerhet skal ivaretas, blant annet gjennom forebyggende tiltak, sikring av uteområder og trygge rømningsveier ved brann. Dette er bestemt i Internkontrollforskriften.
HMS er et omfattende område, men hvis styret starter med å få kontroll på byggets tilstand, jobber systematisk med vedlikeholdsarbeidet og dokumenterer alt skriftlig, er en viktig del av jobben allerede gjort.
Har du spørsmål knyttet til vedlikeholdsansvar og serviceavtaler? Finn din nærmeste VB Rørlegger eller kontakt oss i Boalliansen, så hjelper vi deg og ditt styre videre. På vb.no kan du lese mer om hva slags service- og vedlikeholdsavtaler VB tilbyr. Der finner du også en egne temasider rettet spesielt mot borettslag og sameier.
*En tilstandsbefaring anbefales hvert 5. år. For boligselskaper som er tilknyttet Boalliansen og forsikret hos If, inngår «Bygningssjekken» i forsikringen.
** Forutsetter avtale om service og vedlikehold med en av VBs medlemsbedrifter. For mer informasjon, se her: https://vb.no/proff/borettslag